Les réponses aux questions qu'on nous pose le plus.
Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, écrivez-nous — on revient sous 24 h ouvrées. Les questions sont classées par thème pour vous aider à vous y retrouver.
Obligation légale & réglementation
Ce qu'impose la loi, qui est concerné, quelles sanctions.
Mon entreprise est-elle concernée par le Passeport de Prévention ?
Oui, dès qu'elle emploie au moins un salarié. L'obligation instituée par la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 (article L. 4141-5 du Code du travail) s'applique à toutes les entreprises du secteur privé — TPE, PME, ETI, grands groupes — indépendamment du secteur d'activité. Les établissements publics et les collectivités territoriales sont également concernés par des dispositions équivalentes.
Quelles formations doivent être déclarées ?
Toutes les formations à la santé et à la sécurité au travail (SST) suivies par vos salariés, qu'elles soient initiales ou de recyclage. Cela inclut notamment :
- CACES — R.482, R.483, R.484, R.486, R.489, R.490
- Habilitations électriques — B0, BS, BR, BC, BE, HT, etc.
- Secourisme — SST, PSC1, formateur SST
- Risques spécifiques — amiante SS3/SS4, PCR, ATEX, AIPR
- Chantiers & BTP — échafaudage R.408, permis de feu, travail en hauteur
Notre référentiel pré-chargé couvre plus de 70 formations réglementaires, avec leurs durées de validité officielles. Vous pouvez aussi créer des formations sur mesure.
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
L'article L. 4741-1 du Code du travail prévoit une amende de 10 000 € par salarié non déclaré, doublée à 20 000 € en cas de récidive. Les contrôles sont assurés par l'Inspection du travail. Ils peuvent être déclenchés par un accident du travail, un signalement CSE, ou lors d'une inspection de routine. L'absence de traçabilité renforce également le risque de reconnaissance de faute inexcusable en cas d'accident.
Quelle est l'échéance à retenir pour être en conformité ?
Le portail employeurs de la Caisse des Dépôts a ouvert le 16 mars 2026. Un délai transitoire de 9 mois court jusqu'au 31 décembre 2026 pour rattraper l'historique. Passé cette date, les déclarations doivent être effectuées dans les 6 mois suivant la fin du trimestre de la formation.
Les intérimaires doivent-ils être déclarés ? Par qui ?
Oui. Pour un salarié intérimaire, c'est l'entreprise de travail temporaire (ETT) qui est responsable de la déclaration des formations qu'elle a financées. L'entreprise utilisatrice (EU) reste responsable des formations spécifiques qu'elle dispense directement (ex. formation au poste de travail).
Passeport Conformité est-il un service officiel de l'État ?
Non. Passeport Conformité est un service privé indépendant qui vous permet de tenir votre obligation légale — il n'est pas affilié au Ministère du Travail, à la Direction Générale du Travail (DGT), à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) ni à l'INRS. Les déclarations officielles se font toujours sur le portail Net-Entreprises.fr ; notre outil prépare, trace et formate les fichiers que vous y déposez.
Produit & fonctionnement
Comment fonctionne l'outil, comment l'intégrer à vos outils existants.
Combien de temps faut-il pour prendre en main l'outil ?
L'onboarding complet prend généralement moins de 30 minutes : création du compte, import CSV des salariés (ou saisie manuelle pour quelques profils), configuration des destinataires d'alertes, premier export de test. Le référentiel SST étant pré-chargé, vous associez les habilitations à vos salariés sans avoir à créer manuellement chaque formation.
Puis-je importer mes salariés depuis mon SIRH ?
Oui, via un fichier CSV ou Excel. Nous fournissons un modèle de colonnes compatible avec les exports standards de Lucca, Cegid, Payfit, Sage, et la plupart des SIRH. Pour les intégrations API directes (synchronisation automatique), écrivez-nous — c'est prévu pour le plan Business avec les grands comptes.
Comment fonctionne l'import IA des attestations PDF ?
Vous déposez un ou plusieurs PDF d'attestations dans la zone de dépôt. L'IA lit le document, identifie le salarié, la formation suivie, la date de délivrance, et pré-remplit le formulaire. Vous validez ou corrigez, puis enregistrez. Fonctionne avec les PDF natifs ET les documents scannés (OCR intégré). Disponible sur les plans Starter et Business.
Que se passe-t-il si un salarié quitte l'entreprise ?
Vous pouvez marquer le salarié comme sorti des effectifs. Son dossier est conservé dans l'historique avec ses formations, mais il ne déclenche plus d'alertes d'expiration. En cas d'erreur ou de réembauche, la restauration est possible pendant 30 jours (soft-delete). Les données sont conservées conformément à la durée légale (jusqu'à 10 ans après la sortie selon les obligations de traçabilité SST).
Puis-je gérer plusieurs établissements avec un seul compte ?
Oui, dès le plan Starter, les établissements sont illimités. Chaque site dispose de ses propres destinataires d'alertes, mais vous accédez à une vue consolidée depuis votre espace. Le plan Business permet en plus d'affecter des rôles par utilisateur (admin, gestionnaire de site, lecture seule).
L'outil calcule-t-il automatiquement les dates d'expiration ?
Oui. Dès qu'une formation est associée à un salarié, la date d'expiration est calculée automatiquement à partir de la durée de validité officielle inscrite dans le référentiel (5 ans pour un CACES, 3 ans pour une habilitation électrique B1V, 2 ans pour un SST, etc.). Les alertes J-90 / J-30 / J-7 se déclenchent seules.
Tarifs & facturation
Paiement, annulation, factures, TVA — tout ce qu'il faut savoir avant de souscrire.
Comment se passe le paiement ?
Paiement mensuel par carte bancaire ou SEPA via Stripe. Prélèvement automatique le même jour chaque mois. Les factures HT sont téléchargeables directement depuis votre espace avec mention SIRET et TVA si applicable.
Puis-je annuler mon abonnement à tout moment ?
Oui, en un clic depuis votre espace. Aucun frais, aucune période minimale d'engagement. Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée, puis bascule automatiquement sur l'offre gratuite — vos données restent accessibles en lecture.
Que se passe-t-il si mes effectifs dépassent le plafond du plan gratuit ?
Un bandeau vous prévient dès 85 % du plafond atteint, puis à 100 %. À partir du plafond, vous ne pouvez plus ajouter de nouveaux salariés — les données existantes restent consultables et modifiables. Il suffit de basculer sur le plan supérieur pour reprendre les ajouts, ou de supprimer des salariés sortis des effectifs pour revenir sous le seuil.
Proposez-vous une facturation annuelle ou par virement ?
Pour les PME, nous fonctionnons en mensuel par CB/SEPA via Stripe. Pour les ETI, les groupes, les OPCO ou les collectivités qui ont besoin d'une facturation annuelle, de paiement par virement, ou d'un bon de commande préalable, contactez-nous — on met en place une offre sur mesure sous 24 h ouvrées.
La TVA s'applique-t-elle ?
Nous sommes actuellement en franchise en base de TVA (art. 293 B du CGI). Les factures sont émises sans TVA, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Dès que nous dépasserons le seuil, la TVA française à 20 % sera automatiquement appliquée — vous en serez informé par email.
Puis-je changer de plan en cours d'abonnement ?
Oui, à tout moment depuis votre espace. Upgrade (Starter → Business) : prorata calculé sur la période restante. Downgrade (Business → Starter, ou bascule sur le plan gratuit) : la bascule se fait à la fin de la période en cours, sans interruption de service.
Sécurité & RGPD
Hébergement, chiffrement, conformité RGPD, DPA.
Où sont hébergées les données ?
Hébergement en France et Union Européenne chez un prestataire certifié ISO 27001. Aucune donnée n'est transférée hors UE. Les sauvegardes quotidiennes sont conservées 30 jours sur la même zone géographique.
Comment mes données sont-elles chiffrées ?
Chiffrement en transit (TLS 1.3) pour toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs. Chiffrement au repos pour les bases de données et les fichiers uploadés (attestations PDF, exports). Les mots de passe sont hashés avec un algorithme fort (bcrypt/argon2).
Êtes-vous conformes au RGPD ? Avez-vous un DPA ?
Oui, Passeport Conformité est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données. Un Data Processing Agreement (DPA) ainsi qu'une annexe de sécurité détaillée sont disponibles sur demande pour les clients du plan Business. Un DPO est désigné pour répondre à toute demande d'exercice de droits (accès, rectification, effacement, portabilité).
Puis-je demander la suppression de mes données à tout moment ?
Oui. La suppression de votre compte est possible en 1 clic depuis votre espace. Vos données personnelles sont alors anonymisées dans un délai de 30 jours. Attention : les attestations de formation peuvent relever d'une obligation de conservation réglementaire (jusqu'à 10 ans selon la nature du risque SST) — nous vous alerterons dans ces cas-là.
Partagez-vous mes données avec des tiers ?
Non, jamais. Vos données ne sont ni vendues, ni partagées à des fins commerciales, ni utilisées pour de l'entraînement d'IA sans votre consentement explicite. Les seuls sous-traitants techniques (hébergeur, Stripe pour le paiement, Mailgun pour l'email transactionnel) sont listés dans notre politique de confidentialité.
Questions techniques
Compatibilité, API, support, disponibilité.
L'outil fonctionne-t-il sur mobile ?
Oui, l'espace est responsive et fonctionne sur smartphone et tablette. Aucune application native à installer — tout passe par le navigateur web (Chrome, Safari, Firefox, Edge, dans leurs 2 dernières versions majeures).
Proposez-vous une API pour l'intégration à mon SIRH ?
Une API REST est en préparation pour les clients du plan Business, permettant de synchroniser automatiquement vos salariés et leurs habilitations avec votre SIRH (Lucca, Cegid, Payfit, etc.). Si c'est un besoin prioritaire pour vous, contactez-nous pour en discuter.
Quel est votre support en cas de problème ?
Support email standard sur le plan Gratuit, réponse sous 24 h ouvrées sur le plan Starter, prioritaire sous 4 h ouvrées sur le plan Business. Pour les urgences sur le plan Business, une ligne téléphonique dédiée est prévue.
Quelle est votre disponibilité (SLA) ?
Objectif de disponibilité de 99,5 % sur le plan Starter et 99,9 % sur le plan Business, hors maintenance planifiée (toujours annoncée 72 h à l'avance et programmée en dehors des heures ouvrées). Une page de statut publique sera mise à disposition courant 2026.
Puis-je exporter toutes mes données si je quitte ?
Oui. Le principe de portabilité RGPD est respecté : vous pouvez exporter à tout moment l'ensemble de vos données (salariés, habilitations, historique des alertes, déclarations) au format CSV ou JSON depuis votre espace. Aucun lock-in propriétaire.
Si vous n'avez pas trouvé votre réponse, écrivez-nous.
Réponse personnalisée sous 24 h ouvrées. Pas de chatbot, pas de niveau 1 — directement un humain qui connaît le produit et la réglementation.