Étape 1 — Activer l'habilitation sur Net-Entreprises.
Pas besoin de créer un nouveau compte si vous utilisez déjà Net-Entreprises pour la DSN ou les déclarations URSSAF. Il suffit d'ajouter le service "Passeport de Prévention" dans la liste des habilitations de votre compte entreprise.
- Connectez-vous sur net-entreprises.fr
- Tableau de bord → Gérer les habilitations
- Ajouter le service Passeport de Prévention
- Renseigner le SIRET et confirmer
L'activation prend environ 24 heures. Au-delà, vous voyez apparaître le tableau de bord Passeport de Prévention dans votre espace.
Étape 2 — Préparer la liste des salariés concernés.
L'identification des salariés repose sur deux clés combinées :
- NIR (Numéro d'Inscription au Répertoire) — 13 chiffres, c'est le numéro de sécurité sociale
- Nom de naissance — pas le nom marital, le nom à l'état civil
Ce sont les mêmes clés que celles utilisées en DSN. Vous pouvez donc réutiliser les données déjà présentes dans votre logiciel de paie (Lucca, Cegid, Payfit, Silae…).
La collecte du NIR par l'employeur pour cet usage est autorisée par le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023. Mais elle reste sensible : documentez-la dans votre registre des traitements et limitez l'accès aux seules personnes habilitées à la déclaration (RH / paye).
Étape 3 — Construire le fichier CSV.
Le fichier CSV est la source de vérité de la déclaration. Le format est strict — toute déviation entraîne un rejet au dépôt.
| Spécification | Valeur attendue |
|---|---|
| Encodage | UTF-8 (BOM recommandé pour Windows / Excel) |
| Séparateur de colonnes | Pipe — caractère | |
| Taille max | 200 Mo par fichier |
| Nb max stagiaires | 500 par fichier |
| Nom du fichier | Max 200 caractères, alphanum + tirets/underscores, pas de caractère spécial |
| Type de flux | ADF (Attestation de Formation) ou JDR (Justificatif de Réussite) |
ADF ou JDR : choisir le bon flux
- ADF — quand la formation aboutit à une simple attestation de présence/participation. Cas typiques : MAC SST 7h, formation à un risque chimique, sensibilisation TMS.
- JDR — quand la formation aboutit à un justificatif de réussite après évaluation formelle. Cas typiques : CACES, habilitations électriques, AIPR, amiante SS3/SS4.
Le bon flux dépend du type de formation suivie, pas du goût personnel de l'employeur. Un mauvais flux entraîne un rejet ligne par ligne lors du traitement asynchrone.
Identifiants requis dans chaque ligne
- ID_DECLARATION — identifiant unique de la session de formation (votre choix, max 50 chars)
- ID_UNIQUE_PARTENAIRE — identifiant unique de la participation individuelle du salarié (votre choix, max 50 chars)
Ces deux identifiants vous appartiennent : ils servent à reprendre une déclaration en erreur sans créer de doublon. Conservez-les côté SIRH ou logiciel de suivi.
Étape 4 — Déposer le fichier sur le portail.
- Espace Passeport de Prévention dans Net-Entreprises
- Onglet Déclarations → Déposer un fichier
- Sélectionner le type de flux (ADF ou JDR)
- Charger le CSV — pré-validation immédiate du format de fichier
- Confirmer le dépôt
Le portail accuse réception et émet un identifiant de soumission que vous devez conserver. C'est cet identifiant qui prouve, en cas de litige, que la déclaration a bien été effectuée à une date donnée — y compris si le portail connaît plus tard une perte de donnée.
Étape 5 — Suivre les statuts de traitement.
Le traitement est asynchrone : selon le volume et la charge, il prend de quelques minutes à quelques heures. Quatre statuts possibles :
| Statut | Action requise |
|---|---|
| En cours | Patienter. Le fichier est en file d'analyse. |
| Traité avec succès | Toutes les lignes acceptées. La déclaration est valide. Conserver l'accusé. |
| Traité avec erreurs | Certaines lignes rejetées (avec motif détaillé : NIR invalide, formation inconnue, date incohérente…). Les autres lignes sont valides. Corriger les lignes en erreur dans un nouveau fichier et redéposer celles-ci uniquement. |
| Rejeté | Fichier non conforme — rejet global. Vérifier l'encodage UTF-8, le séparateur pipe, le nom du fichier, le format des dates. Reformuler intégralement. |
Et avec un logiciel de suivi ?
Construire le CSV "à la main" depuis un Excel marche pour 5 ou 10 lignes. Au-delà, les erreurs s'accumulent : encodage cassé par Excel, dates au mauvais format, NIR inversés, séparateurs virgule au lieu de pipe.
Un logiciel comme Passeport Conformité génère le CSV directement aux spécifications attendues à partir de votre référentiel salariés et des formations qu'ils ont suivies. Plus de double saisie, plus d'erreur de format.