Qui est responsable de la déclaration en interne : RH, formation, QHSE ?

Juridiquement c'est l'employeur qui est responsable. En pratique, la charge déclarative incombe le plus souvent au service RH (qui a la maîtrise des données salariés et le compte Net-Entreprises pour la DSN). Mais elle peut être déléguée au service formation ou QHSE selon l'organisation. Notre logiciel permet une délégation tracée : vous définissez qui peut saisir, qui peut valider, qui peut exporter — avec audit trail complet.

Quel délai pour déclarer une formation suivie par un salarié ?

Pendant la période transitoire (jusqu'au 31 décembre 2026) : 9 mois après la fin du trimestre civil de la formation. Au-delà (régime de droit commun) : 6 mois après la fin du trimestre. En pratique, mieux vaut viser fin de trimestre + 1 mois pour ne pas accumuler les retards et éviter les rushes en fin de période réglementaire.

Le service RH peut-il être tenu pour responsable d'un défaut de déclaration ?

L'employeur est juridiquement responsable, pas le service RH directement. Mais en cas d'audit interne ou d'incident, le service RH est en première ligne pour expliquer la défaillance opérationnelle. C'est pour cela que tracer formellement la délégation et les actions effectuées (qui a saisi, validé, exporté quand) est essentiel. Notre audit trail RGPD répond à cette exigence.

Pour les Ressources Humaines

Le Passeport de Prévention vu côté RH : déclaration industrialisée.

Le service RH se retrouve avec une nouvelle obligation déclarative trimestrielle, à réaliser pour chaque salarié, via Net-Entreprises. Sans outil dédié, c'est plusieurs journées par trimestre. Avec un outil, c'est quelques minutes.

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Votre quotidien aujourd'hui.

Vous récupérez les attestations de formation par email, parfois en photo, parfois en PDF lourd. Vous les classez dans un dossier partagé. Vous tenez un Excel "habilitations" que personne ne consulte plus depuis 6 mois. À la fin du trimestre, vous découvrez que vous avez 80 attestations à saisir dans passeportprevention.fr, une par une, à la main.

Et entre-temps, vous gérez la paie, les contrats, les visites médicales, les intégrations, les sorties — le Passeport de Prévention devient une corvée trimestrielle qu'on repousse jusqu'à la veille de l'échéance, avec le risque d'oublier une attestation et de tomber sous les 10 000 € d'amende par salarié non déclaré.

À cela s'ajoute la complexité technique : NIR à valider, format CSV pipe UTF-8 strict, choix entre flux ADF et JDR selon la formation, statuts asynchrones à suivre, lignes en erreur à corriger une à une. Aucune RH n'a été formée à ça — c'est un nouveau métier.

Ce que Passeport Conformité change pour vous.

Import IA des PDF d'attestations

Déposez vos PDF — l'IA extrait salarié, formation, date. Plus de saisie manuelle pour 80 attestations par trimestre.

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Export CSV Net-Entreprises conforme

UTF-8 BOM, séparateur pipe, ADF / JDR — généré aux specs CDC. Plus d'erreur de format au dépôt.

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Alertes avant échéance

Plus de rush en fin de trimestre — trois rappels J-90 / J-30 / J-7 avant chaque délai légal CDC.

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Audit trail RGPD

Qui a saisi quoi quand. Délégation interne tracée. Conformité opposable en cas de contrôle DREETS.

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Cas particulier intérim

L'ETT déclare, l'EU surveille — articulation tracée pour les RH des deux côtés du contrat de mission.

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Calendrier des échéances

Toutes les dates 2025-2027 anticipées : transitoire, élargissement cat. 3-4, droit commun.

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Intégration avec vos outils.

Articulation SIRH — Lucca, Cegid, Payfit, Silae, ADP

Le Passeport de Prévention partage avec la DSN les mêmes clés d'identification du salarié : NIR à 13 chiffres + nom de naissance. Vous pouvez donc importer dans Passeport Conformité la base salariés issue de votre SIRH en quelques minutes — pas de re-saisie, pas d'erreur de NIR.

Compatibilité testée avec les principaux SIRH du marché. Si votre logiciel sait exporter un CSV salariés (NIR, nom, prénom, date de naissance, statut), l'import Passeport Conformité fonctionne. Pour les SIRH plus exotiques, l'import IA des PDF d'attestations contourne le besoin d'intégration directe.

Réutiliser le compte Net-Entreprises existant

Si votre entreprise utilise déjà Net-Entreprises pour la DSN ou les déclarations URSSAF, il suffit d'ajouter le service "Passeport de Prévention" dans la liste des habilitations. Pas de nouveau compte à créer, pas de nouvelle authentification — juste une demande d'habilitation qui se traite en 24h.

Délégation tracée vers le service formation ou QHSE

Tout ne doit pas reposer sur la RH seule. Le logiciel propose plusieurs rôles utilisateurs : saisie (peut ajouter des formations), validation (peut générer un export CDC), administration (peut paramétrer le référentiel et les utilisateurs). Vous documentez la délégation au sein de l'entreprise sans perdre la traçabilité.

RGPD et NIR

La collecte du NIR par l'employeur pour le Passeport de Prévention est autorisée par le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023. Documentez cette finalité dans votre registre des traitements et limitez les accès aux personnes habilitées (paye / RH / déclaration PP). L'audit trail du logiciel produit la preuve d'accès en cas de contrôle CNIL.

Industrialisez votre déclaration trimestrielle.

Démarrez gratuitement, sans CB. Référentiel pré-chargé, alertes automatiques, export Caisse des Dépôts.

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Questions fréquentes.

Quelle articulation entre Passeport de Prévention et SIRH ?

Le Passeport partage avec la DSN les mêmes clés (NIR + nom de naissance). Import depuis Lucca, Cegid, Payfit, Silae, ADP en quelques minutes — pas de re-saisie. À défaut, l'import IA des PDF contourne le besoin d'intégration directe.

Qui est responsable de la déclaration en interne ?

Juridiquement l'employeur. Opérationnellement le plus souvent la RH (maîtrise des données salariés + compte Net-Entreprises). Délégable au service formation ou QHSE — le logiciel trace les rôles (saisie / validation / admin).

Comment articuler avec la DSN existante ?

DSN et Passeport sont des flux distincts vers Net-Entreprises mais utilisent les mêmes clés. Vous pouvez utiliser votre fichier DSN comme base pour générer la liste des salariés à déclarer au PP.

Quel délai pour déclarer une formation ?

9 mois en transitoire (jusqu'au 31 décembre 2026), 6 mois en régime de droit commun. Mieux vaut viser fin de trimestre + 1 mois pour éviter les rushes en fin de période.

Le service RH peut-il être tenu responsable ?

L'employeur est juridiquement responsable. Mais le service RH est en première ligne en cas d'audit interne. Tracer la délégation et les actions via l'audit trail RGPD du logiciel protège le service RH en cas de litige interne.

Vous avez aussi un autre rôle ?

Pour les responsables QHSE

Pivot opérationnel des habilitations sécurité : articulation DUERP / DRPCE / Passeport, audits CARSAT et DREAL préparés en quelques minutes.

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Pour les dirigeants & DG

Risque pénal personnel (faute inexcusable, mise en cause art. 221-6 CP), 10 000 € par salarié non déclaré, exigences clients RSE et ISO. Le ROI conformité expliqué.

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